News

JOBS

7 cách giúp tăng năng suất làm việc

2020-07-22 07:55:15

Bạn có bao giờ nghe làm ít hơn thì kết quả lại tốt hơn, thời gian ít hơn thì hiệu suất cao hơn. Cùng Balancejob xem qua 7 cách giúp tăng năng suất làm việc được chứng minh bởi cả khoa học và thực tiễn nhé.

7 cách giúp tăng năng suất làm việc

7 cách giúp tăng năng suất làm việc

Năm 1915, Albert Einstein đã giới thiệu về thuyết tương đối một cách xuất sắc và mang tính cách mạng trong sự nghiệp của ông. Trong ba năm tiếp sau đó, ông ấy đã hoàn toàn cống hiến cho sự phát triển của thuyết đó, mà không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác. Chúng tôi không gợi ý rằng bạn dành ba năm để làm việc cho một dự án cụ thể (trừ khi bạn thực sự muốn làm điều đó) nhưng cách tiếp cận tập trung hoàn toàn vào một công việc này là một minh họa sống động cho xu hướng công việc mới có tên là ' Làm ít hơn'.

Xu hướng phổ biến này bao gồm các kỹ thuật có thể giúp bạn đạt được kết quả tuyệt vời bằng cách làm ít hơn bạn cần. Hôm nay tôi chỉ muốn chia sẻ một vài trong số những kỹ thuật đó. Hy vọng chúng sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất cho nhiệm vụ bạn đang đối mặt, trong khoảng thời gian ngắn nhất.

Nỗ lực 20% cho kết quả 80%

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20. Nó nói rằng: để nhận được 80% kết quả đạt được trong công việc, một người trung bình mất khoảng 20% ​​tổng thời gian sử dụng. Thống kê 80/20 có điều kiện này hoạt động trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống. Ví dụ, người ta nói rằng 20% ​​tội phạm thực hiện 80% vụ án và 20% lái xe có tội trong 80% các vụ tai nạn mà họ liên quan.

Nếu bạn biết sử dụng nguyên tắc Pareto đúng cách, nó có thể hữu ích không chỉ trong công việc của bạn, mà còn trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Nó giống như một mẹo nhỏ dự báo một kết quả mong đợi. Ví dụ, nếu bạn là một người hòa đồng thì có lẽ bạn sẽ có rất nhiều bạn bè. Hãy nghĩ xem có bao nhiêu người trong số những người này thực sự giúp bạn trong những tình huống nhất định. Trên thực tế, có lẽ chỉ 20% những người đó. Rất đáng để xem xét tỷ lệ phần trăm này và cung cấp cho đúng người sự quan tâm đúng mức, thay vì tập trung vào bạn bè ảo.

Làm thế nào để sử dụng nguyên tắc này

Nếu một người tuân theo nguyên tắc Pareto, sẽ tốt hơn nếu bạn làm tất cả những việc vô ích vào thời điểm mà năng suất của bạn bị thấp. Ví dụ, một số người đi làm vào buổi sáng và không thể bắt đầu công việc ngay khi đến chỗ làm. Họ cần một chút thời gian để chuẩn bị cho công việc, nói chuyện với đồng nghiệp, uống cà phê và những thứ khác giúp họ ổn định.

Chỉ sau đó họ có thể bắt đầu làm việc năng suất. Điều quan trọng là bạn phải sắp xếp thứ tư ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn. Bạn cần xác định thời gian làm việc hiệu quả nhất đối với mỗi nhiệm vụ và quyết định quan trọng.

Ba nhiệm vụ chính

Ở thời đại ngày nay, mọi người vẫn dựa vào danh sách việc cần làm để giữ mọi thứ ngăn nắp. Bạn có thể lập danh sách trên giấy hay máy tính hay điện thoại thông minh, nhưng dù công cụ nào được sử dụng sẽ đều vô nghĩa nếu bạn không làm theo. Trong trường hợp này, tất cả những gì bạn cần là một quy tắc đơn giản: mỗi buổi sáng hãy dành vài phút để suy nghĩ và viết ra ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.

Và sau đó tập trung nỗ lực của bạn vào việc thực hiện danh sách ngắn này. Ai cần vô số danh sách nhiệm vụ vô tận mà bạn sẽ không thể hoàn thành trong một tuần chứ đừng nói đến một ngày? Tập trung vào ba nhiệm vụ chính này và sau khi hoàn thành, bạn có thể tiếp tục và làm việc khác. Thói quen đơn giản nhưng mạnh mẽ này thực sự có thể làm tăng năng suất của bạn trong một khoảng thời gian ngắn.

Triết lý 'Làm ít'

Trong thế giới huấn luyện ngày nay, triết lý 'làm ít' đã trở nên khá phổ biến. Các nhà lý thuyết khác nhau đưa ra các cách tiếp cận khác nhau. Một trong số đó dựa trên các thực hành thần bí của Thiền tông, được mô tả bởi Mark Lesser trong cuốn sách "Ít hơn: Hoàn thành nhiều hơn bằng cách thực hiện ít hơn".

Bản tuyên ngôn "Ít hơn" của ông bắt đầu với việc xua tan niềm tin rằng việc giảm tải khiến chúng ta lười biếng và có hại cho năng suất. Bằng cách làm ít hơn, chúng ta thực sự cho phép bản thân tận hưởng thành quả của mình hơn. Tác giả khuyên bạn nên dành một chút thời gian để thiền định và làm yên tâm tâm trí ngay giữa quá trình làm việc .

Bạn thậm chí có thể điều chỉnh nhịp thở giữa việc đọc và gửi email. Nó sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng và tập trung vào một chủ đề cụ thể dẫn bạn đi tìm sự cân bằng hoàn hảo. Tất cả những điều này có thể giúp bạn tìm ra hoạt động nào thực sự quan trọng và hoạt động nào không đáng để bạn chú ý.

Do đó, bạn nên ưu tiên các nhiệm vụ. Trước tiên hãy bắt đầu thực hiện những việc quan trọng nhất và sau khi hoàn thành thì thực hiện tiếp những việc có mức độ ưu tiên thấp hơn. Đừng quá tải bản thân với nhiều nhiệm vụ. Bạn sẽ cảm thấy thích hơn khi thực hiện các nhiệm vụ chất lượng cao với số lượng ít so với thực hiện nhiều việc nửa vời.

Kỹ thuật Pomodoro

Triết lý 'Làm ít' cũng bao gồm rất nhiều kỹ thuật thú vị, chẳng hạn như "kỹ thuật cà chua". Phương pháp quản lý thời gian này được phát triển bởi Francesco Cirillo. Nó được đặt tên từ cái đồng hồ bếp hình cà chua mà Cirillo ban đầu sử dụng.

Kỹ thuật này dựa trên nguyên tắc làm việc trên một nhiệm vụ cụ thể trong 25 phút mà không nghỉ ngơi. Sau đó, bạn chắc chắn nên nghỉ ngơi.

Nhưng làm thế nào để nó thực sự hoạt động?

- Từ danh sách nhiệm vụ của bạn, tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao.

- Sau đó khởi động bộ hẹn giờ trong 25 phút và bắt đầu làm việc, mà không có gì làm bạn mất tập trung, cho đến khi bạn nghe thấy tín hiệu từ bộ hẹn giờ. Mỗi khoảng thời gian 25 phút được gọi là một "pomodoro".

- Nghỉ ngơi trong 5 phút và bắt đầu lại bộ đếm thời gian.

- Cứ bốn 'pomodoro', hãy nghỉ dài hơn từ 10 - 15 phút.

- Nếu tác vụ mất hơn năm 'pomodoros', nó có thể được chia thành nhiều phần.

- Kỹ thuật này cho phép một người hoặc một nhóm thực hiện các nhiệm vụ tốt hơn, tăng sự chú ý và đơn giản hóa các công việc. Nó sẽ đặc biệt hữu ích cho các lập trình viên.

Sai lầm về sự đa nhiệm

Đa nhiệm không giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, đó là một trong những sai lầm lớn nhất hiện nay. Trên thực tế, việc phân chia sự chú ý của chúng ta có tác động tiêu cực đến năng suất, sự tập trung và năng lượng.

Đối với các nhiệm vụ hoàn toàn phức tạp, cho dù bạn có thể giỏi như thế nào trong việc làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc, bạn vẫn sẽ phải chịu những áp lực lên hiệu suất của mình. 

Đa nhiệm có thể có thể hoạt động tốt trong hai trường hợp. Đầu tiên là khi bạn đang làm một cái gì đó tự động, ví dụ, đi bộ và nói chuyện cùng một lúc. Đi bộ là một hoạt động tự động không cần bạn phải tập trung hoặc suy nghĩ trong khi nói chuyện đòi hỏi phải sử dụng bộ não của bạn.

Tình huống khác khi đa nhiệm là có thể là khi nó liên quan đến các loại xử lý não khác nhau, ví dụ, đọc và nghe nhạc cổ điển. Nhưng nếu âm nhạc chứa một số lời bài hát trong đó, sẽ không thể thực hiện hai nhiệm vụ này cùng một lúc, bởi vì cả hai đều kích hoạt trung tâm ngôn ngữ của não.

Vì vậy, nếu bạn muốn có năng suất cao hơn thì hãy học cách làm một việc tại một thời điểm và chỉ tập trung vào một điều cụ thể.

"Chế độ ăn kiêng" thông tin

Ngày nay, việc quá tải thông tin cũng dễ như bị say nắng ở giữa sa mạc Sahara. Và thậm chí các triệu chứng cũng tương tự: rối loạn giấc ngủ, mất tập trung và phản ứng hoãn lại. Bộ não của chúng ta bị quá tải với tất cả những tiếng ồn mà thông tin mang lại. 

Trong trường hợp này, Timothy Ferriss, tác giả của cuốn sách "The 4-Hour Workweek: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich" khuyên bạn nên thực hiện "chế độ ăn kiêng" thông tin thấp. Bạn có thực sự cần tất cả các email, blog, báo và tạp chí mà bạn đọc hàng ngày không? Bạn có thực sự cần phải dành quá nhiều thời gian để xem qua nguồn cấp tin tức Facebook hoặc xem TV không?

Hãy thử cách này và loại bỏ càng nhiều thông tin vô dụng càng tốt, trong ít nhất một tuần, và xem nó có thể giúp bạn cải thiện năng suất như thế nào.

Sống đúng tiến độ

Hỏi bất kỳ một người thành công nào đó và khả năng rất cao họ là kiểu "người dậy sớm". Điều này khá đơn giản: không có nhiều phiền nhiễu vào buổi sáng, buổi sáng giúp chúng ta tập trung vào các ưu tiên chính dễ dàng hơn. Thức dậy vào sáng sớm là một trong những yếu tố của việc sống đúng giờ.

Mọi người có xu hướng chần chừ và hoàn thành công việc càng lâu càng tốt, đặc biệt khi đó là công việc họ không thích làm. Vì vậy, cần phải có một lịch trình cụ thể và thực hiện nghiêm ngặt.

Trong lịch trình này, ngoài thời gian làm việc cũng cần có có thời gian nghỉ ngơi. Thực hiện nghiêm ngặt theo lịch trình giúp bạn làm việc hiệu quả. Bắt đầu với việc cố gắng rời khỏi máy tính vào thời gian đã hẹn, vì bạn cần nghỉ ngơi để làm việc hiệu quả.

Nguồn: https://www.hongkiat.com/blog/how-to-boost-productivity/

Balancejob

0 Comment(s)
0 Helpful
0 Share