News

JOBS

Cách làm việc hiệu quả hơn và không trễ deadlines

2021-01-12 08:00:59

Bạn có phải là một trong những người luôn hối hả để hoàn thành deadlines và công việc không?  Nếu bạn luôn trễ deadlines và không còn thời gian để hoàn thành công việc, bạn đã bao giờ dừng lại để xem xét rằng có lẽ điều gì đó không ổn với hiệu suất của bạn? Hoặc có thể, đó có thể là kỹ năng quản lý thời gian của bạn đang khiến bạn chậm hơn đồng hồ và luôn khiến bạn trễ deadlines.

Cách làm việc hiệu quả hơn và không trễ deadlines

Cách làm việc hiệu quả hơn và không trễ deadlines

Tại sao Việc trở nên Hiệu quả hơn và đúng deadlines lại Quan trọng?

Không mang lại hiệu quả có thể làm mất đi sự hài lòng và mục tiêu cuộc sống về lâu dài. Trước khi bạn nhận ra điều đó, bạn sẽ thấy mình đang vật lộn để đạt được hạnh phúc cơ bản trong cuộc sống và bạn sẽ thấy mình bị cuốn vào một mạng lưới công việc đang chờ xử lý không bao giờ kết thúc.

Do đó, để duy trì khả năng cạnh tranh và có giá trị tại công ty, bạn nên phân tích và ngừng vội vàng để hoàn thành thời hạn.

Dưới đây là một số mẹo sẽ giúp bạn cải thiện trò chơi của mình và trở thành một người nhiệt tình hơn trong cuộc sống, người xoay sở để hoàn thành thời hạn của mình và vẫn là một người làm việc hiệu quả:

1. Xác định và loại bỏ tất cả các công việc không hiệu quả khỏi lịch trình

Điều này có thể có nghĩa là bạn cần tắt điện thoại của mình khi đang làm việc hoặc bạn cần từ bỏ mạng xã hội hoặc đọc báo online..

Chỉ bạn mới có thể xác định được đâu là thứ làm mất đi sự chú ý và thời gian của bạn trong khi bạn đang làm việc. Việc xác định chúng sớm nhất và loại bỏ chúng là điều tốt cho bạn.

2. Bắt đầu bằng cách thiết lập deadlines nhỏ cho bản thân

Việc đáp ứng một thời hạn lớn hơn với khối lượng công việc khổng lồ có thể rất khó khăn khi bạn đang cố gắng đưa mình đi đúng hướng. Thay vào đó, hãy đặt cho mình những mục tiêu ngắn hạn chẳng hạn như “Tôi sẽ không sử dụng điện thoại trong 1 giờ tới”.

Bám sát những mục tiêu này và từ từ, điều này sẽ tạo cho bạn thói quen để đạt được mục tiêu của mình và chuẩn bị cho bạn để đạt được những mục tiêu lớn hơn.

3. Xác định các công việc có thể được ủy quyền

Ủy thác công việc cho người khác và giải phóng thời gian của bạn để tham gia các nhiệm vụ quan trọng mà chỉ bạn mới có thể thực hiện.

4. Nâng cấp bộ kỹ năng của bạn

Nâng cấp bộ kỹ năng của bạn để có được kiến ​​thức và tài năng sẽ giúp bạn nổi bật hơn. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện công việc của mình một cách xuất sắc và đạt được mục tiêu đúng thời hạn.

5. Bắt đầu bằng những công việc cần phải làm trước

Điều này sẽ giúp công việc của bạn luôn đúng tiến độ và tránh sự vội vàng vào phút chót để hoàn thành các công việc quan trọng.

6. Sắp xếp trước công việc của bạn

Hãy tham dự những công việc đòi hỏi sự chú ý của bạn ngay lập tức và để dành những công việc còn lại để làm sau trong ngày. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật danh sách nhiệm vụ của mình và tham gia vào các công việc ưu tiên trước.

Bạn sẽ thấy rằng lịch trình của mình dần dần được giảm bớt khi bạn hoàn thành từng công việc một. Điều này cũng sẽ giải phóng thời gian của bạn để tham gia các công việc khác, vốn không quan trọng bằng bản chất.

9 chiến thuật hữu ích để giải quyết thời hạn và làm việc hiệu quả

Bất kể nghề nghiệp là gì, mỗi người đều phải vật lộn để hoàn thành deadlines tại một hoặc nhiều thời điểm trong sự nghiệp làm việc của họ. Deadlines có xu hướng tạo ra một gánh nặng căng thẳng cho những người nhất định phải gặp chúng.

Hơn nữa, bỏ lỡ thời hạn là một kết quả bất lợi mà hầu hết những người làm việc hiệu quả có xu hướng tránh trong mọi trường hợp. May mắn thay đối với hầu hết những người làm việc chăm chỉ, đây là một số chiến thuật phổ biến và hữu ích có thể giúp bạn giải quyết ngay cả những thời hạn đáng sợ nhất và khó nhất từ ​​trước đến nay.

Trước khi bắt đầu một dự án

Mục tiêu của bạn để trở nên hiệu quả hơn và quản lý thời hạn của bạn nên xuất hiện một cách lý tưởng ngay từ khi bạn định bắt đầu một dự án.

1. Xác định nhiệm vụ của dự án đó

Trước khi bắt đầu thực hiện một dự án, hãy xác định nhiệm vụ của dự án. Điều này sẽ giúp bạn hiểu bối cảnh của công việc mà bạn được yêu cầu thực hiện trong thời gian của dự án.

Điều này liên quan đến việc dự đoán khối lượng công việc yêu cầu hoàn thành trước thời hạn. Trong khi làm như vậy, hãy dự phòng thêm một khoảng thời gian nữa để trong trường hợp bạn gặp phải điều gì đó không mong muốn, bạn có thể giải quyết vấn đề mà không làm xáo trộn tiến trình thời hạn của mình.

2. Suy nghĩ hai lần trước khi bạn thực hiện một dự án mới

Đồng thời, việc tính toán các hoạt động của dự án hiện tại của bạn trước khi bạn cam kết với một dự án khác là rất hợp lý. Nói chung, ở giai đoạn này, bạn được yêu cầu làm mọi thứ để đảm bảo rằng bạn có nhiều thời gian để đáp ứng thời gian mà bạn đã cam kết.

Trong suốt dự án

Đây là giai đoạn mà bạn thực sự sẽ làm mọi thứ để hoàn thành thời hạn và duy trì hiệu quả trong công việc.

3. Tập trung vào việc bắt đầu công việc sớm nhất

Ở giai đoạn này, mục tiêu của bạn nên tập trung vào việc bắt đầu công việc sớm nhất. Sự chần chừ là một rào cản có thể khiến bạn rơi vào trạng thái tuyệt vọng khi thời hạn của bạn đến gần. Chờ đợi đến phút cuối cùng để bắt đầu một dự án phần lớn có thể phản tác dụng và khiến bạn bị tụt hậu.

4. Tập trung vào các nhiệm vụ hàng đầu trong danh sách ưu tiên của bạn

Chiến lược tốt nhất mà bạn có thể áp dụng trong giai đoạn này là chọn những nhiệm vụ hàng đầu trong danh sách ưu tiên của bạn. Những nhiệm vụ quan trọng nhất và khó khăn nhất phải được thực hiện trước.

Áp dụng các chiến lược quản lý thời gian để luôn phù hợp với deadlines. Tập trung vào khu vực làm việc sẽ giúp bạn trở thành một người làm việc hiệu quả hơn. Vì vậy, sẽ rất hữu ích cho bạn nếu bạn áp dụng một lối sống lành mạnh, ăn uống điều độ và nghỉ ngơi đầy đủ.

Ngoài ra, hãy giữ cho khu vực làm việc của bạn không bị xao nhãng, để bạn không bị thúc đẩy phải chuyển hướng tập trung vào việc không phải là ưu tiên.

5. Theo dõi tiến trình của bạn

Bạn phải thực hiện các bước để theo dõi tiến trình của mình và kiểm tra xem bạn đã đạt được những mục tiêu nào trong quá trình hoàn thành công việc. Đặt cho mình những mục tiêu ngắn hạn, những mục tiêu này luôn dễ đạt được hơn.

Bên cạnh những mục tiêu ngắn hạn này, hãy tạo thói quen kiểm tra tiến độ hàng ngày của bạn, điều này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng chính xác về những gì bạn đã hoàn thành và những gì còn phải hoàn thành.

Nếu bạn đang bị tụt hậu so với mục tiêu của mình, điều này cũng sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, để đạt được mục tiêu của mình kịp thời.

6. Tạm dừng các hoạt động không đóng góp vào mục tiêu của bạn

Đôi khi, bạn có thể tạm dừng các hoạt động khác nhau không đóng góp vào mục tiêu và công việc của mình. Bằng cách này, bạn nên hiểu trực tiếp tác động của các hoạt động như mạng xã hội, vốn có xu hướng làm xáo trộn sự tập trung, chú ý và lịch trình của bạn.

Do đó, tránh xa các phương tiện truyền thông xã hội và các hoạt động thích, sẽ là một quyết định khôn ngoan, cho đến khi bạn vượt qua thời hạn chặt chẽ.

Nếu cần, bạn cũng có thể nhờ sự hỗ trợ của những người giúp đỡ để đáp ứng một công việc sắp xảy ra. Trong toàn bộ quá trình này, đừng quên ghi lại công việc của bạn và đảm bảo rằng nó đã hoàn thành.

Sau khi dự án hoàn thành

Đơn giản chỉ đi kết quả công việc không có nghĩa là công việc của bạn đã hoàn thành. Vẫn còn một số việc khác mà bạn có thể làm để cải thiện hiệu quả công việc và trở thành một người năng suất hơn về lâu dài.

7. Báo cáo kết quả dự án của bạn trước thời hạn cho khách hàng

Bạn có thể báo cáo kết quả dự án của bạn trước thời hạn cho khách hàng, để có thêm thời gian cho các dự án khác, sau đó cũng có thể hoàn thành đúng thời hạn.

Hơn nữa, nó mang lại cho bạn lợi thế thêm trong việc tạo ấn tượng với khách hàng. Bằng cách này, bạn sẽ được giao phó những công việc xa hơn, rất tốt cho kinh tế của bạn.

8. Xác nhận nhận dự án

Điều quan trọng nhất tiếp theo mà bạn phải làm là xác nhận việc nhận dự án. Ngay cả trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, rất nhiều khả năng khách hàng sẽ đổ lỗi cho bạn vì đã không nhận được dự án trong thời gian quy định. Do đó, một điều mà bạn hoàn toàn phải làm sau khi gửi dự án của mình, là xác nhận xem nó đã được khách hàng nhận chưa.

Ngoài ra, hãy lập hóa đơn thanh toán công việc hoặc xác nhận bằng email ngay lập tức để bạn có thể nhận được phí của mình trong một thời gian hợp lý, giúp mọi thứ luôn trôi chảy.

9. Nhận phản hồi của khách hàng

Giữa toàn bộ tình huống này, việc lấy ý kiến ​​phản hồi của khách hàng đối với công việc bạn gửi là điều hoàn toàn quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn phân tích xem chất lượng công việc bạn hoàn thành có đạt yêu cầu hay không. Một khi bạn nhận được phản hồi tích cực cho công việc của mình, bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn để hoàn thành đúng thời hạn công việc.

Nguồn tham khảo: https://www.lifehack.org/813241/how-to-work-more-efficiently

Balancejob

0 Comment(s)
0 Helpful
0 Share